Czasami przeglądając zgromadzone na komputerze materiały czujesz się jak śledczy próbujący rozwikłać utajnioną sprawę z przed lat?

To znak, że przyszła pora na sprzątanie archiwum i być może ustalenie w nim pewnych reguł.

Aktualne dochodzenie musisz przeprowadzić z pomysłowością Sherlocka Holmesa i dociekliwością agenta Muldera.

Przydałaby Ci się jeszcze Maczeta by usunąć wszystko na co natrafisz, a czego nie potrzebujesz.

Natomiast następne poszukiwania możesz sobie znacznie ułatwić.

Zasadniczo są dwie szkoły zapisywania plików i tworzenia własnego archiwum.

Archiwum, czyli Wszystko Na Swoim Miejscu W Odpowiednim Folderze

W tej szufladce, jest szufladka, w której znajdziesz 2 szufladki. Do porządkowania plików służą foldery, a do porządkowania folderów?

Większe foldery, można zagnieździć  wielopoziomowo, dzięki czemu każdy plik znajdzie się w ściśle określonym miejscu. Saga dzieli się na książki, te na rozdziały i podrozdziały, a dalej strony i akapity. Podobnie możesz zorganizować swój komputer. Wystarczy, że logicznie przyporządkowujesz pliki do istniejących folderów, a w razie potrzeby tworzysz na bieżąco nowe foldery.

Najgłębiej umieszczone foldery zawierają tylko pliki ściśle ze sobą powiązane.

Przykładowo możesz mieć foldery:
Zdjęcia – > Zdjęcia 2014 – > Wiedeń
Struktura jest logiczna i od razu wiadomo jak w niej czegoś szukać. Zdjęcia to nadrzędny folder, w którym przechowywane są wszystkie fotografie. Po wejściu do niego widać kilka mniejszych folderów określających lata, w których te fotografie powstawały. W Zdjęciach 2014 znów jest kilka folderów – np. każdy wyjazd ma oddzielne „pudełko” dla siebie. Dzięki właściwemu nazwaniu i umieszczeniu folderów, pliki mogą już mieć nazwy typu Image00578.
Ta metoda bardzo dobrze sprawdza się jeśli umieszczasz pliki w prywatnym archiwum zgodnie z odgórnie podjętym planem, który najwyżej rozbudowujesz. Doskonale sprawdza się przy szufladkowaniu zdjęć i innych plików, których nazywanie czy otagowywanie zajęłoby zbyt wiele czasu. Gorzej, gdy zapomnisz, że dany folder już istnieje i stworzysz nowy na dokładnie taką samą treść.
W systemie folderów zagnieżdżonych najczęściej zorientujesz się tylko wówczas gdy tylko Ty korzystasz z komputera i w dodatku robisz to stale.

Wyszukiwarka – Źródło Niekończącej Się Historii 

Po to jest wyszukiwarka, by szukać, nie ma więc potrzeby tego układać. Druga metoda zakłada odwrotne działanie niż pierwsza. Tu same pliki powinny być nazwane i najlepiej otagowane, umieszczone mogą być natomiast w jednym super folderze, skąd wybiera się je za pomocą wyszukiwarki systemowej. Obok siebie pojawiają się więc pliki totalnie ze sobą nie powiązane, nie ma natomiast miejsca na „Nowy Dokument Tekstowy (7)”.
Każdy plik musi mieć precyzyjną nazwę odróżniająca go od pozostałych. Taki system nie pozwala zdublować plików co jest bardzo korzystne, natomiast przysparza problemów gdy masz ogromną ilość mało istotnych, acz powiązanych ze sobą plików. Dobrze sprawdza się w przypadku utworów muzycznych (bo każdy ma tytuł i wykonawcę, a więc gotową nazwę) i artykułów. Niestety jeśli czegoś odpowiednio nie nazwiesz, to już nigdy tego nie odnajdziesz.
Ze względu na wady i zalety obu sposobów, większość osób łączy je na różne sposoby.

Archiwum – Uniknij Podstawowych Błędów

Typowym błędem jest tworzenie łatwo dostępnego z pulpitu folderu na różności, którymi chwilowo się nie zajmujesz lub nie masz dla nich przypisanego właściwego folderu. W ten sposób powstaje prawdziwa czarna dziura, która zasysa i nigdy nie oddaje wielu potrzebnych plików.

Wynika to z błędnego przekonania, że skoro przejrzy się umieszczone tam pliki „zaraz” to nie trzeba ich ani właściwie nazywać, ani umieszczać we właściwym folderze. Z pewnością zdarzyło Ci się potem prowadzić prace archeologiczne w takim archiwum i odkryć dawno zapomniane i zdezaktualizowane pliki. Optymalnym pomysłem jest stworzenie szkieletu z folderów i uzupełnienie go poprzez nadawanie nazw własnych szczególnie indywidualnym plikom.

[sociallocker] Nazwane będą więc:
– Pliki zawierające pracę twórczą – własnoręcznie wykonane prezentacje, grafiki, artykuły.
– Pliki z notatkami, jeśli nie używasz notatnika elektronicznego.
– Filmy, muzyka.
Swobodnie natomiast możesz umieścić anonimowo (ale w dobrze wybranych folderach)
– Zdjęcia.
– Pobrane grafiki.
– Programy.

[/sociallocker]

Jeśli nie znajdziesz czasu na umieszczanie i/lub nazywanie plików, szybko utoniesz w nich i stracisz znacznie więcej czasu na szukanie niebacznie schowanej informacji.

Możesz ewentualnie pracować na pulpicie, ale codziennie poświęcać 2-3 minuty na oczyszczenie go i umieszczenie plików w właściwych miejscach.

Swoje archiwum tworzysz samodzielnie,Ty też będziesz w nim szukać konkretnych informacji, postaraj się więc ułatwić sobie maksymalnie pracę.