System klasy ERP to rozwiązanie, które w szybki i pewny sposób usprawni zarządzanie wszelkimi zasobami firmy, a także optymalizuje realizację procesów biznesowych wykonywanych w ramach standardowej działalności przedsiębiorstwa. Warto jednak mieć świadomość, że jest to kosztowna inwestycja, której sumaryczna cena zależy od wielu czynników. Jakie konkretne zmienne wpływają na wycenę systemu ERP?
Zakres funkcjonalności systemu ERP
Przede wszystkim funkcjonalność systemu ERP. Na rynku możemy znaleźć szereg rozwiązań, które różnią się od siebie formą, jak i liczbą funkcji, które dany system posiada. Jaki system wybrać, by z jednej strony optymalizował on pracę firmy, a z drugiej nie był inwestycją nad wyrost?
Na to pytanie najlepiej odpowiedzieć sobie, uprzednio analizując wszystkie obecne potrzeby organizacji. Dlaczego system ERP ma być wdrożony? Jakie problemy w procesach biznesowych zidentyfikowano? Jak system ERP ma pomóc? Jeśli znajdziemy odpowiedzi na te pytania, dobór warunków koniecznych funkcjonowania systemu ERP będzie bardzo łatwe, a co za tym idzie, firma nie będzie ryzykować wdrożenia drogiego rozwiązania, które posiada niezliczoną ilość nigdy niewykorzystywanych funkcji.
Wielkość firmy
Rozmiar firmy ma kluczowe znaczenie na etapie wyceny systemu klasy ERP. Oprócz funkcjonalności systemu równie ważne jest, jak wiele działów firmy ma dotykać wartość dodana ERP. Czy system zostanie wdrożony jedynie w procesach produkcyjnych? A może ERP ma być centralnym narzędziem, które integruje szereg innych pomniejszych systemów, a przez to organizuje pracę wszystkich działów dostępnych w firmie?
Bez względu na to, jak wygląda struktura firmy, cel, jaki ma przyświecać wdrożeniu ERP, a także zakres tego wdrożenia ma bezpośredni wpływ na cenę oprogramowania.
Rozwiązanie dostosowane do potrzeb firmy czy produkt podstawowy
ERP to system, który obecnie na rynku występuje w wielu różnych formach. Najpopularniejsze, a zarazem najtańsze to te, które są gotowymi produktami możliwymi do zastosowania w firmie już od pierwszego dnia. W takim przypadku to firma musi poniekąd dostosować swoje procesy biznesowe do funkcjonalności gotowego systemu ERP lub ewentualnie przygotować się na perspektywę wykorzystania zaledwie niewielu funkcjonalności. To rozwiązanie relatywnie tanie, które jednak nie wpłynie tak wyraźnie na optymalizację procesów i zasobów obecnych w firmie.
Inna, wyraźnie droższa alternatywa to dostosowanie ERP do ścisłych potrzeb konkretnej firmy. W takich wypadkach system jest szyty na miarę oraz wdrażany z odpowiednią pieczołowitością. Jak łatwo można się domyślić, takie podejście do kwestii wyboru systemu ERP ma swoją, niekiedy bardzo wysoką cenę. Jednak w przypadku wielu dużych firm o rozproszonej strukturze lub w przypadku firm o specyficznym profilu działalności to jedyny sposób na efektywne wykorzystanie systemu klasy ERP.
Czas wdrożenia systemu ERP
Proces wdrożenia systemu ERP to w wielu przypadkach kluczowy proces, warunkujący sukces całej inwestycji, jaką jest optymalizacja działalności firmy przy użyciu ERP. Jednak wdrożenie wdrożeniu nierówne – możemy wymienić cały szereg czynników, który wpłynie na poziom skomplikowania tej procedury.
Jednym, z głównych jest przewidywany czas, w jakim wdrożenie ma zostać zrealizowane. Oczywiście firma wdrożeniowa, dostępna między innymi na https://mindbox.pl/pl/erp/, na podstawie informacji wstępnych, wiedzy na temat firmy i branży jest w stanie zweryfikować, jak długo wdrożenie może potrwać. Jeśli jednak organizacja jest zdeterminowana, by wdrożenie postępowało szybciej, musi być świadoma podwyższonych kosztów takiego przedsięwzięcia.
Potencjalne zmiany funkcjonalności w trakcie wdrożenia
Podczas rozmów, czy wywiadów z wdrożeniowcami ERP, zawsze możemy usłyszeć jedną prawdę, która przewija się w przypadku spotkania z każdym specjalistą tej dziedziny. Mowa o niezapowiedzianych zmianach funkcjonalności ERP już na etapie wdrożenia konkretnego produktu.
Czy takie nagłe zmiany są uzasadnione? Tylko w nielicznych, krytycznych przypadkach. Czy takie zmiany są możliwe do zrealizowania? Są, jednak znacznie wydłużają one proces wdrożenia systemu ERP. Czy takie zmiany wpływają na ogólny koszt inwestycji? Owszem, wpływają, a to, z jak dużymi kosztami mamy do czynienia jest bezpośrednio uzależnione od tego, jakiego charakteru zmiany zostają wprowadzane.
