Kiedy zakładasz działalność gospodarczą, spodziewasz się na pewno, że od tej pory częściej będziesz się spotykać z biurokracją. To prawda. Z jednym wyjątkiem.
Zanim założysz działalność gospodarczą możesz rozliczać się z klientami za pomocą umów zlecenia czy o dzieło.
Ich wypisywanie i wysyłanie bywa uciążliwe.
Faktura jest zdecydowanie prostsza, a do jej wystawienia nie potrzebujesz długiego szkolenia.
Czym jest Faktura? Wszelkie Niezbędne Informacje
Z pewnością otrzymujesz faktury: za internet, zakupy w niektórych sklepach, naprawę samochodu. Pracownik wystawia Ci je w 2 minuty, a szybciej jeśli ma już dane. Cześć faktur dociera do Ciebie w formie elektronicznej.
Faktura jest jednym z dwóch najbardziej popularnych sposobów potwierdzania transakcji. Paragon fiskalny to dowód sprzedaży, gdy kupuje osoba prywatna. Faktura służy zwłaszcza potwierdzaniu zakupów gdy obie strony są firmami. Zwłaszcza, nie znaczy wyłącznie. Można wystawić FV dla osoby fizycznej i nie ma w tym żadnego błędu. Co więcej, masz prawo zażądać faktury w każdej sytuacji gdy kupujesz coś od firmy będącej płatnikiem VAT.
Można powiedzieć, że faktura to dowód tego, że jedna strona coś kupiła, a druga to sprzedała lub wykonała. Na jej podstawie możesz zgłosić reklamację, czy skontaktować się z serwisem. Przede wszystkim możesz dzięki otrzymanej FV obniżyć wymiar podatku.
Faktura VAT – Aktualne Wymagania
Wymagania wobec faktur zmieniają się dość często. Przepisy aktualne w połowie 2014 zakładają, że by faktura była wystawiona prawidłowo powinna zawierać:
1. Nazwę „Faktura”, „Faktura VAT” „Faktura VAT – marża”, a w przypadku zwrotów i poprawiania błędów „Faktura VAT korekta”.
2. Datę wystawienia faktury, datę transakcji, optymalnie też termin zapłaty.
3. Numer kolejny FV.
4. Dane firmy, która sprzedaje: adres, pełną nazwę, NIP.
5. Dane kupującego: adres, pełną nazwę i NIP, dla osób fizycznych PESEL zamiast NIP oraz imię i nazwisko zamiast nazwy.
6. Określenie co jest kupowane (towar lub usługa) i w jakiej ilości.
7. Przypisanie poszczególnym produktom i usługom ich ceny netto oraz stawki VAT.
8. Wyliczenie ostatecznej kwoty do zapłaty, z wyszczególnieniem jaką jej część stanowi VAT.
Niczego więcej prawo nie wymaga. Zwyczajowo zamieszcza się na fakturach dodatkowe dane dotyczące sprzedawcy: jego numer konta i telefon kontaktowy lub stronę www. Dzięki temu klient łatwiej może skontaktować się z firmą. REGON sprzedawcy przeważnie jest, ale faktura bez niego jest równie poprawna.
Jeszcze kilka lat temu faktury musiały być podpisywane lub mieć przybitą pieczątkę, co bardzo utrudniało przesyłanie ich elektronicznie. Dziś ten niepraktyczny wymóg przeszedł do historii.
Jednocześnie nie ma sztywnych zasad dotyczących tego czego nie powinno być na fakturze. Dopóki dokument jest czytelny mogą być na nim nawet wiersze czy cytaty z dzieł Stalina.
Faktura VAT w Praktyce – Programy Godne Uwagi
Podobnie jak zdarzają się osoby koszące trawnik kosą, tak są również firmy, od których możesz otrzymać ręcznie wypełnioną fakturę. Polecamy jednak oszczędzić sobie pracy i ryzyka popełnienia błędów. Jeśli prowadzisz niewielką działalność możesz korzystać z darmowego programu do wystawiania faktur. Przy średniej wielkości firmie i prowadzeniu bardziej skomplikowanych transakcji możesz wykorzystać fakturowanie online, za co zapłacisz kilkadziesiąt złotych w miesiącu.
Odpowiedni program do Faktury Vat powinien umożliwiać :
- Zapamiętywać kontrahentów,
- Pozwalać na wyszukiwanie kiedy znasz tylko NIP kupującego,
- Automatycznie przyporządkowywać produkty zapisane w bazie do właściwych dla nich stawek VAT,
- Automatycznie wpisywać wszelkie dane sprzedawcy,
- Pozwalać na wystawienie faktur korygujących i rozliczających wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,
Przede wszystkim program musi być aktualny. Czyli na pewno nie starszy niż rok.
Wygodne darmowe programy to między innymi: Tax Machine, Faktura Smal Biznes, czy ELISOFT faktury.
Większość tego typu oprogramowania jest przygotowywanych do środowiska Windows na PC, ale na Linuxach chodzą Invoicer czy Agila S3, a na androidzie IFI i WF-MAG Mobile.
Jeśli prowadzisz niewielką firmę usługową wypełnienie FV wygląda następująco.
1. Uruchamiasz program. Pojawia się szablon do wypełnienia. Są już w nim dane twojej firmy, numer kolejny i data, którą możesz zmienić.
2. Wpisujesz dane kupującego. Jeśli masz dobry program, lub ta osoba już u Ciebie kupowała, wystarczy NIP.
3. Wpisujesz w kolejnych polach produkty i usługi z cenami netto. Program wylicza automatycznie podatek VAT, kwoty brutto i całkowity koszt.
4. Drukujesz do pliku w formie PDF lub kierujesz na drukarkę.
W porównaniu z umową o dzieło zrobisz to wielokrotnie szybciej.
Czy to jest faktura?
Funkcjonuje około 10 rodzajów faktur, spośród których niektóre są fakturami tylko z nazwy.
Faktura VAT korekta – Jest dokumentem poprawiającym wcześniejszą fakturę między tymi samymi firmami. Możesz poprawiać każdy błąd, z wyjątkiem numeru faktury (korekta ma własny numer). Korektę wystawia się również w przypadku zwrotu towaru, rabatu udzielonego po zakupie itp.
Faktura zbiorcza – funkcjonowała do końca 2013 roku. Pozwalała zebrać wszystkie faktury z danego miesiąca w jedną. Już się nie przydaje, ponieważ teraz można wystawić 1 fakturę za wszystkie zakupy z danego miesiąca na zwykłych zasadach.
Faktura pro forma – Nie jest fakturą tylko ostateczną ofertą handlową sprzedawcy i prośbą o przedpłatę. Firmy często ją wystawiają kiedy chcą uzyskać od klienta zapłatę przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru.
Faktura VAT RR – dziwny twór, który zakłada, że to kupujący wystawia FV sprzedawcy. Dzieje się tak kiedy firma kupuje produkty rolne od rolnika ryczałtowego. Widocznie państwo uważa sprzedawce jabłek za zbyt nieogarniętego by mógł samodzielnie wystawić FV.
Faktura celna – Dokument potwierdzający transakcje międzynarodowe. Bez znaczenia z punku widzenia urzędu skarbowego. Stosowany pomocniczo przed urzędami celnymi.
Faktura wewnętrzna – Służy rozliczeniu VATu jeśli właściciel lub współwłaściciel zawiera transakcję z własną firmą lub jeśli firma dokonuje transakcji zagranicznych.
Faktura VAT zaliczkowa – Wystawia się ją i rozlicza jak zwykłą fakturę. Podobnie jest z fakturami dotyczącymi płatności w ratach czy transzach. Jedynie w ostatecznej fakturze kończącej daną transakcję powinno być rozliczenie całej pozostałej kwoty i wskazanie numerów poprzednich faktur, które dotyczyły tej samej sprzedaży.
Każda z takich faktur i niby-faktur powinna być wyraźnie oznaczona. Będziesz się na nie natykać dość rzadko.
Dowiedzieć się o nich musisz więcej tylko wówczas gdy zajmujesz się: gastronomią, handlem międzynarodowym, obrotem walutami lub organizacją wyjazdów turystycznych.
Podstawowo wystarczy Ci umiejętność wystawienia zwykłej FV i jej korekty. A to ułatwi Ci dowolny program.
Faktury Elektroniczne i Przechowywanie
Bardzo częste zmiany prawa podatkowego, nie znaczą, że nadąża ono za postępem technicznym. Do niedawna faktury przesyłane elektronicznie musiały być potwierdzane elektronicznie, a klient musiał wcześniej wysłać (na piśmie!), że godzi się na takie dostarczanie informacji. Dzisiaj jest znacznie lepiej. Faktury możesz wysyłać w formie pliku graficznego (np. .pdf), nie musisz w żaden sposób ich uwiarygodniać. I tak nie opłaca się ich fałszować.
Ostatnim reliktem starego systemu prawnego jest wymóg by przechowywać faktury w tej samej formie w jakiej je przysłano. Czyli elektroniczne na dysku, a papierowe w segregatorze. Odwrotnie nie można, ale jest szansa, że niedługo ulegnie to zmianie i faktura papierowa zaniknie jako mało praktyczna.
Kiedy możesz wystawić i odebrać FV na smartfonie lub laptopie, staraj się się przekonać do tego również swoich kontrahentów. Archiwum w formie pendive’a w zupełności wystarczy. Tylko pamiętaj o aktualizowaniu go.
Błędy i Fałszerstwa – Jak Poprawnie Dokonywać Korekty?
Żeby wystawiać FV trzeba mieć do tego prawo, a więc założyć działalność gospodarczą i być płatnikiem VAT. Jednocześnie zrezygnowano z wszelkich zabezpieczeń stojących na straży tego stanu rzeczy. Dlaczego? Ponieważ zwyczajnie nie opłaca się fałszować FV. W razie kontroli posłużenie się czyjąś nazwą firmy czy NIPem są bardzo łatwe do wykrycia. Oszustwa zdarzają się więc raczej wtedy gdy dwie zaprzyjaźnione firmy dogadują się by rozliczyć transakcję niezgodnie z prawem.
Kary za fałszowanie dokumentów o znaczeniu podatkowym są przeważnie zbyt kosztowne (pod względem finansowym – w Polsce za podatki raczej mało kto wędruje do więzienia) by ryzykować.
Także za popełnienie błędu przy wystawianiu faktury ustawy przewidują solidne grzywny. Tyle, że w tym drugim przypadku to głównie straszak. Zawsze możesz dokonać korekty, zarówno FV jak i całego zeznania podatkowego. Urzędnik przyłapawszy podatnika na popełnieniu pomyłki, często woli tylko nakazać mu poprawienie dokumentu. Większość błędów wynika z użycia nieaktualnych programów, lub wypełniania druków ręcznie. Oczywiście sprawdzaj dokumenty, które wystawiasz, ale w paranoję nie popadaj.
Łatwe Dochodzenie Należności
Nieuczciwi kontrahenci po prostu są. Możesz zabezpieczać się przed nimi na różne sposoby, ale tak istnieje szansa, że ktoś nie zapłaci.
Wtedy są trzy możliwości
1. Transakcja nie została potwierdzona żadnym dokumentem – no to dlaczego ktoś miałby Ci zapłacić?
2. Transakcja została potwierdzona umową o dzieło/zlecenie – już lepiej, ale postępowanie cywilne może trochę potrwać zanim odzyskasz należność.
3. Potwierdzeniem transakcji była FV – możesz skorzystać z prostego i szybkiego postępowania nakazowego, które potrwa na pewno kilka miesięcy krócej niż typowe cywilne.
Faktura jest uznawana za poważny dowód, w dodatku bardzo łatwy do zbadania dla urzędnika czy sędziego. Nie znaczy to, że 100% faktur jest zapłaconych w terminie, ale zdecydowana większość jednak jest.
Zaprzyjaźnij się z Fakturą – Wyjdzie Ci to na dobre!
Jeśli prowadzisz działalność, prawdopodobnie nie masz wyjścia – musisz wystawiać FV.
Nawet jeśli jednak mieścisz się w ramach działalności gospodarczej, w której wystawia się rachunki, rozważ poważnie przejście na VAT.
Wymagania wobec FV są paradoksalnie niższe, programy bardziej dostępne, a VATu i tak nie płacisz Ty, tylko Twoi klienci.
Za to jeśli masz wydatki, możesz odliczyć sobie VAT – w sumie opłaca się bardziej.
