Najpopularniejsze programy biurowe na świecie potrafią zaskoczyć nawet wytrawnego użytkownika.
Czy Ty wiesz już wszystko na temat Microsoft Office?
Większość osób codziennie korzysta z programu Word, od czasu do czasu z Excela i ewentualnie managera poczty Outlook.
Z tego ostatniego tylko jeśli nie skonfigurowali sobie odpowiednio samej skrzynki pocztowej. Tymczasem MS Office to 6 programów w wersji domowej i blisko 20 w wersji profesjonalnej.
Potężny Pakiet Biurowy – Korzyści Płynące z Pozyskania Microsoft Office
Microsoft Office 2010 i 2013 to nie tyle programy co zestawy aplikacji o przenikających się zastosowaniach.
Wersja domowa (Home Edition) jest mocno okrojona i zapewnia dostęp tylko do kilku najbardziej podstawowych.
Aktualnie są to:
- Word: Program do pisania i edycji tekstu, w ostatnich odsłonach coraz lepiej radzący sobie z obróbką obrazu i obsługą blogów,
- Excel: Program stworzony do pracy na tabelach i obliczeń mniej specjalistycznych niż programy typu …CAD,
- Power Point: Aplikacja do tworzenia prezentacji,
- OneNote: wirtualny notatnik,
- Picture manager: Edytor obrazu,
- Outlook: manager poczty,
Nie da się ukryć, że w swoich kategoriach Word i Excel są najpopularniejszymi programami i dość mocno deklasują rywali. Także Power Point cieszy się dużą ilością użytkowników. OneNote jest jednym z wielu podobnych, ale za to bezpłatnych programów. Outlook traci na znaczeniu dzięki zaawansowanym skrzynkom pocztowym takim jak Gmail.
Picture Manager to program zapomniany i przy funkcjonalności Word/Power Point coraz mniej potrzebny.
Kupując wersję domową dostaniesz więc przynajmniej 2 przydatne programy i kolejne 2, których użyjesz od czasu do czasu.
Jak to wygląda z dodatkami?
- Access: system obsługi baz danych, sprawdza się w niewielkich firmach,
- Publisher: Program do tworzenia materiałów marketingowych (foldery, ulotki itp.), profesjonaliście nie wystarczy, ale dla laika bardzo pomocny,
- Visio: program do tworzenia schematów i diagramów. Sprawdza się przy tworzeniu informacji o danych technicznych w formie zrozumiałej dla czytelnika,
- SharePoint Designer: szeroko znany i dość lubiany program do tworzenia i edycji witryn www, następca programu Frontpage,
- Project: System zarządzania projektami, nie wytrzymuje konkurencji bardziej zaawansowanych rozwiązań,
- InfoPath: zaawansowane i drogie narzędzie służące tworzeniu formularzy do wprowadzania danych. Skorzysta z niego firma przygotowująca ankiety,
- SharePoint Serwer: program do obsługi sieci wewnętrznej przedsiębiorstwa, ma darmową wersję SharePoint Foundation,
Dodatkowe programy pakietu Office często mają silną konkurencję i nie zawsze wydają się optymalnym rozwiązaniem. Mimo to na uwagę zasługuje zwłaszcza SharePoint Designer. Drobną niedogodnością całego pakietu, jest to że programy bardzo mocno dublują swoje funkcje i może Ci się zdarzyć konieczność przenoszenia danych lub pliku do innego z programów tylko po to by wykonać 1 operację.
Przyjazny Interfejs Microsoft Office – Poznaj Przydatne Opcje
Programy pakietu Office są bardzo mocno zunifikowane, co ułatwia zapoznanie się z kolejnymi, jeśli korzystasz już z przynajmniej jednego z nich. Pewne opcje powtarzają się, są też identycznie umiejscowione w interface programu co ułatwia Ci wykonywanie analogicznych czynności.
Niżej kilka przykładów tego jak wykonać działanie dostępne i przydatne przynajmniej w kilku programach z pakietu MS Office. Informacje dotyczą wersji 2010 i 2013.
Wykorzystaj przydatne funkcje, czyli – Ostatnio Używane pliki
W poprzednich edycjach Microsoft Office bardzo łatwo można było dotrzeć do plików, które były ostatnio używane. Pojawiały się wraz z lokacjami po rozwinięciu menu Plik. W MS Office 2010 zrezygnowano z tego przydatnego udogodnienia.
Na szczęście pozostawiono opcję przywrócenia starego układu. Jeśli pomaga Ci to w pracy:
- Otwórz program z pakietu Microsoft Office,
- Wejdź w menu Plik,
- Wejdź w Ostatnio używane (Recent),
- Na dole rozwijanego menu pojawi się opcja Uzyskaj szybki dostęp…,
- Określ w polu obok ile plików chcesz widzieć bezpośrednio w menu Plik,
Powinny pojawiać się w menu Plik. W razie czego zawsze możesz też przypiąć plik do tej listy. Będzie się na niej pojawiać, nawet gdy w międzyczasie otworzysz 100 innych. Wystarczy że w menu Ostatnio używane:
- Klikniesz prawym przyciskiem myszy na właściwym pliku,
- Wybierzesz Przypnij do Listy,
Taki dodatkowy skrót do wyjątkowo pożytecznej informacji.
Odzyskiwanie plików w pakiecie biurowym Microsoft Office
Podstawowe programy pakietu Microsoft Office – Word, Excel i Power Point mają dość dużą odporność na problemy techniczne. Nie tyle im zapobiegają, co minimalizują straty. Bardzo często programy te zapisują efekty twojej pracy, nawet jeśli Ty o to nie zadbasz. Oczywiście lepiej zapisz pliki, zanim je zamkniesz. Jeśli spotka Cię sytuacja losowa możesz odzyskać dane następująco.
- Wejdź w menu Plik,
- Wejdź w Ostatnio używane,
- Po prawej stronie masz przycisk służący do odzyskiwania niezapisanych plików,
- Wejdź w menu Plik,
- Wejdź w Informacje,
- Wybierz Zarządzaj Wersjami,
- Odzyskaj niezapisane dokumenty,
Poza tym programy te będą Ci przypominać o niezapisanych wersjach kiedy otworzysz je ponownie. Pojawi się okno po lewej stronie, gdzie zdecydujesz co zrobić z danymi plikami.
Niewidoczne Informacje, których nie ujawniasz. Warto o tym Wiedzieć!
Każdy plik Microsoft Office zawiera dodatkowe informacje, niewidoczne w pierwszej chwili, a dotyczące Ciebie jako autora pliku.
Nie ma tu niż szczególnie osobistego, ale masz prawo zlikwidować nawet te ślady. Lub przeciwnie – dopisać kilka szczegółów.
Ta druga możliwość przyda Ci się gdy chcesz dodać tagi do konkretnych plików. Pojawiają się one w menu Plik po wybraniu ikony Informacje.
Możesz je modyfikować wchodząc we Właściwości i wyświetlając Panel Dokumentu.
Bardzo prawdopodobne, że większość pól bazowo będzie pusta. Wypełnij je zgodnie ze swoją wolą.
Którego Office’a wybrać?
Wersji Microsoft Office jest sporo, średnio co 3 lata wychodzi kolejna. Ostatnia odsłona to MS Office 2013. Można powiedzieć, że zdecydowanie bardziej nowoczesna ponieważ wykorzystująca od początku pracę w chmurze.
Czy jednak faktycznie Ci to potrzebne?
Praca w chmurze doskonale sprawdza się kiedy zespół rozsiany po różnych miastach potrzebuje usprawnić współpracę. Na pewno doskonale sprawdza się to w przypadku MS Access, czy MS SharePoint Foundation.
Jeśli jednak wykorzystujesz pakiet tylko do własnego użytku lub pracujesz nie musząc ściśle koordynować swoich zadań z innymi możesz nie chcieć umieszczać swoich dokumentów w sieci. Szczególnie, że Microsoft nie słynie z doskonałego zabezpieczania przed atakiem z zewnątrz. Możliwe więc, że wyłączysz zapisywanie plików w chmurze, co niemalże zrówna 2013 z poprzednimi wersjami.
Wraz z wysoką ceną Office 2013 bardzo obniża to opłacalność jego zakupu. Oczywiście 2013 jest lepiej zintegrowany z Windows 8, obsługuje ekrany dotykowe, ale… Raczej nie będziemy Cię przekonywać do Windows 8. Może jest zbyt awangardowy.
W większości wypadków wystarczą Ci pakiety Microsoft Office 2010 lub nawet 2007.
Jeśli już je masz, nie warto inwestować kilkuset złotych w wymianę. Opłaci się ona tylko jeśli potrzebujesz narzędzi specjalistycznych dla swojej firmy, za które i tak nieco dopłacisz.
Jak wypada Microsoft Office na tle swojej konkurencji? – Porównanie z konkurencją
Microsoft jest potężną firmą, mogącą poświęcić ogromne zasoby na badania i dominującą na rynku oprogramowania biurowego. Mimo to nie trudno znaleźć dobre programy biurowe, z których część jest darmowa.
Darmowe oprogramowanie w tej dziedzinie kojarzone jest zwłaszcza z pakietem Open Office.
Od dłuższego czasu nie jest on już rozwijany i nic dziwnego, że odstaje poziomem od produkcji Microsoftu. Zastąpiły go całkiem porządne narzędzia: Apache Open Office i Libre Office. W zakresie podstawowych programów do edycji tekstu (Writer) czy arkuszy kalkulacyjnych (Calc) nie ustępują funkcjonalnością Microsoft Office.
Są wydane po polsku i w 100% darmowe, co stanowi ich dużą przewagę. Jeśli nie lubisz płacić za programy, możesz swobodnie wybrać jeden z nich.
Problem z darmowym oprogramowaniem jest tylko taki, że jeśli przenosisz dokumenty między Wordem/Excelem, a ich freeware’owymi odpowiednikami to mogą wysypać się formatowania i niektóre formuły obliczeniowe.
Działa to na niekorzyść darmowych programów, które są mniej popularne. Przesyłając komuś dokumenty masz większą szansę, że prawidłowo wyświetlą mu się dokumenty Microsoftu.
Czasami zdarza się też, że jakaś opcja znana Ci z MS jest niedostępna w Apache czy Libre. To działa w obie strony.
Trudno porównać natomiast MS Office z iWork Apple. Każdy z tych systemów dobrze sprawdza się na własnym systemie operacyjnym.
iWork w ogóle nie jest przeznaczony dla Windows, a pakiet MS Office, choć dostępny dla OS X to jednak pozostawia na nim wiele do życzenia. Pakiet Apple jest też mniej rozbudowany, ale podobnie jak MS office – płatny. Na szczęście oba całkiem przyzwoicie współpracują między sobą.
Można przesyłać pliki między użytkownikami obu pakietów bez straty żadnych danych.
Pojedyncze programy składające się na pakiet Office mogą mieć silną konkurencję, zarówno darmową jak i płatną. Przykładowo Open Note mógłby zostać uznany za słabszy program niż darmowe w wersji podstawowej Evernote. Również Outlook stopniowo traci zwolenników.
Podsumowanie pakietu biurowego, uważanego za najpopularniejszego na świecie. Czy jest tak w praktyce?
Na pewno Microsoft Office jest i jeszcze jakiś czas będzie najpopularniejszym pakietem programów biurowych. Oznacza to, że programy wchodzące w jego skład wyznaczają standard, do którego inni muszą się dopasować.
Dzięki temu MS wydaje się najlepszą opcją gdy wyposażasz firmę. Programy są dobrze znane co ułatwia znalezienie pomocy w razie problemów. Niestety również sporo kosztują. Dlatego jeśli potrzebujesz tych programów tylko do domowego użytku i nie masz już wgranego od początku
Microsoft Office, możesz zainteresować się darmowym oprogramowaniem. Także wówczas gdy na co dzień korzystasz z Mac’a MS Office nie będzie optymalnym rozwiązaniem.
Bardzo silnym argumentem za wyborem pakietu MS jest to, że … po prostu już go znasz. W Polsce, gdzie wykorzystanie systemów Apple jest nieznaczne, Word stał się synonimem edytora tekstu, a Excel arkusza kalkulacyjnego.
Nowe możliwości MS Office 2013 to przede wszystkim możliwość aranżowania współpracy wirtualnej i przeniesienie możliwości pakietu do sieci.
Poprawiona została także jego ciekawa funkcja jaką jest obsługa blogów, stron internetowych itp. Pakiet więc daje Ci więcej możliwości.
Tak naprawdę na tyle dużo, że przyda Ci się ich ledwie ułamek.
